Case 3 : Dollar General Uses Integrated Software

        1.   Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.

เนื่องจาก Dollar General เติบโตอย่างรวดเร็ว ในช่วงปี  1996-2000 โดยที่ยังไม่ได้มีการเตรียมพร้อมหรือปรับปรุงระบบการบริหารงานและระบบสารสนเทศให้รองรับกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ทำให้ระบบ IT เก่านั้นไม่สามารถตอบสนองต่อการขยายสาขาและการเติบโตอย่างรวดเร็วของ Dollar General ได้ ส่งผลให้เกิดปัญหาตามมาดังนี้

1. ระบบเดิมนั้นไม่สามารถจัดการกับอัตราภาษีที่ไม่เท่ากันในแต่ละรัฐได้ อันเนื่องมาจากการขยายสาขาไปยังรัฐต่างๆ ใน USA อาจมีระบบภาษีที่แตกต่างกัน

2. Dollar General มีสาขาเป็นจำนวนมาก และมีสินค้าจำนวนมากมายหลายประเภท ทำให้ยากต่อการบริหารจัดการของทั้งบริษัท จึงทำให้บริษัทขาดประสิทธิภาพในการทำงาน

3. พนักงานมีจำนวนเพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของบริษัท ทำให้การบริหารบุคลากรนั้นเป็นไปได้ยากขึ้น

4. ปัญหาเกี่ยวกับ Transaction ที่เกิดขึ้น เนื่องจาก เดิมบริษัทใช้การจับคู่ใบคำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้แบบ manual ดังนั้นเมื่อจำนวนคำสั่งซื้อมากขึ้นและมีเจ้าหนี้มากขึ้น พนักงานจึงไม่สามารถตรวจสอบเอกสารเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วเช่นเดิม และมีโอกาสในการเกิดความผิดพลาดเพิ่มมากขึ้น

           2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

                  จากการเติบโตอย่างรวดเร็วของ Dollar General ทำให้เกิดปัญหาในการดำเนินงานหลายประการ ในความเห็นของข้าพเจ้า คิดว่าบริษัทควรนำระบบใหม่เข้ามาบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศ ทั้งนี้ก็เพื่อปรับปรุงและพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากระบบใหม่จะทำให้ฝ่ายบริหารในแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเข้าหากันได้ด้วยความรวดเร็ว ทำให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างสะดวกและแม่นยำมากขึ้น

ดังนั้น การลงทุนในระบบสารสนเทศ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ Dollar General ทั้งนี้แม้การลงทุนในระบบสารสนเทศ จะต้องใช้เงินลงทุนเป็นจำนวนมาก แต่หากเลือกลงทุนในระบบที่เหมาะสม ย่อมเป็นผลดีต่อการขยายตัวในอนาคตของ Dollar General นอกจากนี้ ยังทำให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ดีเพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์และกำหนดกลยุทธ์ต่างๆต่อไป เช่น การวางแผนภาษี การวางแผนและบริหารทรัพยากรบุคคล การรวบรวมข้อมูลด้านต้นทุนเพื่อพิจารณาขยายสาขา เป็นต้น

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

Lawson Software Smart Notification Software เป็น Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในแง่การดำเนินงานของธุรกิจและการทำงานของพนักงานได้ โดยเป็น software ที่สามารถใช้ประมวลผล จัดการ และเชื่อมโยงข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ทำให้สามารถใช้กับพนักงาน หรือผู้บริหารทุกระดับได้นอกจากนี้การ filtering ข้อมูล ก็มีส่วนช่วยในเรื่อง internal control ของบริษัท และทำให้พนักงานแต่ละคนสามารถเลือกข้อมูลมาใช้ทำงานได้อย่างถูกต้อง ส่งผลต่อความถูกต้องแม่นยำของผลงาน และความรวดเร็วในการทำงาน นอกจากนี้ ระบบยังมีความยืดหยุ่นสูง โดยผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือปรับเปลี่ยน Application ต่างๆให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนเองมากที่สุดได้

 4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

Services Automation ของ Lawson เป็น Software ที่ช่วยในเรื่องของการบริหารงาน, การบริหารทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่าย รวมไปถึงเรื่องการเงิน ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญของ Services Automationได้แก่

1.Opportunity management ซึ่งช่วยเชื่อมโยงระหว่างโปรแกรมได้ สามารถคาดการณ์ยอดขายในอนาคต และพยากรณ์กำลังการผลิตได้

          2.Project management ช่วยวิเคราะห์ในขั้นกลยุทธ์ในโครงการการลงทุนในปัจจุบันและโอกาสในการลงทุนในอนาคต

     3.Resource management ช่วยในการวิเคราะห์ทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน และ บริหารจัดการทรัพยากรต่างๆในองค์กรเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ดังนั้น Services Automation จึงควรนำมาใช้ในการวางแผนและจัดการการทำงานในระดับกลยุทธ์ขององค์กร เนื่องจาก Dollar General เป็นบริษัทขนาดใหญ่ และจำเป็นจะต้องใช้ระบบสารสนเทศมาช่วยจัดการข้อมูลขององค์กรที่มีจำนวนมาก เพื่อให้บริษัทสามารถใช้ในการตัดสินใจและวิเคราะห์การลงทุนในโครงการใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลา เพื่อต่อสู้กับคู่แข่งในอุตสาหกรรมเดียวกันได้ต่อไปในระยะยาว


นางสาวกาญจนา  แซ่พ่าน  5202115068