Case 3 : Dollar General Uses Integrated Software

        1.   Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.

เนื่องจาก Dollar General เติบโตอย่างรวดเร็ว ในช่วงปี  1996-2000 โดยที่ยังไม่ได้มีการเตรียมพร้อมหรือปรับปรุงระบบการบริหารงานและระบบสารสนเทศให้รองรับกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ทำให้ระบบ IT เก่านั้นไม่สามารถตอบสนองต่อการขยายสาขาและการเติบโตอย่างรวดเร็วของ Dollar General ได้ ส่งผลให้เกิดปัญหาตามมาดังนี้

1. ระบบเดิมนั้นไม่สามารถจัดการกับอัตราภาษีที่ไม่เท่ากันในแต่ละรัฐได้ อันเนื่องมาจากการขยายสาขาไปยังรัฐต่างๆ ใน USA อาจมีระบบภาษีที่แตกต่างกัน

2. Dollar General มีสาขาเป็นจำนวนมาก และมีสินค้าจำนวนมากมายหลายประเภท ทำให้ยากต่อการบริหารจัดการของทั้งบริษัท จึงทำให้บริษัทขาดประสิทธิภาพในการทำงาน

3. พนักงานมีจำนวนเพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของบริษัท ทำให้การบริหารบุคลากรนั้นเป็นไปได้ยากขึ้น

4. ปัญหาเกี่ยวกับ Transaction ที่เกิดขึ้น เนื่องจาก เดิมบริษัทใช้การจับคู่ใบคำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้แบบ manual ดังนั้นเมื่อจำนวนคำสั่งซื้อมากขึ้นและมีเจ้าหนี้มากขึ้น พนักงานจึงไม่สามารถตรวจสอบเอกสารเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วเช่นเดิม และมีโอกาสในการเกิดความผิดพลาดเพิ่มมากขึ้น

           2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

                  จากการเติบโตอย่างรวดเร็วของ Dollar General ทำให้เกิดปัญหาในการดำเนินงานหลายประการ ในความเห็นของข้าพเจ้า คิดว่าบริษัทควรนำระบบใหม่เข้ามาบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศ ทั้งนี้ก็เพื่อปรับปรุงและพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากระบบใหม่จะทำให้ฝ่ายบริหารในแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเข้าหากันได้ด้วยความรวดเร็ว ทำให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างสะดวกและแม่นยำมากขึ้น

ดังนั้น การลงทุนในระบบสารสนเทศ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ Dollar General ทั้งนี้แม้การลงทุนในระบบสารสนเทศ จะต้องใช้เงินลงทุนเป็นจำนวนมาก แต่หากเลือกลงทุนในระบบที่เหมาะสม ย่อมเป็นผลดีต่อการขยายตัวในอนาคตของ Dollar General นอกจากนี้ ยังทำให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ดีเพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์และกำหนดกลยุทธ์ต่างๆต่อไป เช่น การวางแผนภาษี การวางแผนและบริหารทรัพยากรบุคคล การรวบรวมข้อมูลด้านต้นทุนเพื่อพิจารณาขยายสาขา เป็นต้น

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

Lawson Software Smart Notification Software เป็น Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในแง่การดำเนินงานของธุรกิจและการทำงานของพนักงานได้ โดยเป็น software ที่สามารถใช้ประมวลผล จัดการ และเชื่อมโยงข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ทำให้สามารถใช้กับพนักงาน หรือผู้บริหารทุกระดับได้นอกจากนี้การ filtering ข้อมูล ก็มีส่วนช่วยในเรื่อง internal control ของบริษัท และทำให้พนักงานแต่ละคนสามารถเลือกข้อมูลมาใช้ทำงานได้อย่างถูกต้อง ส่งผลต่อความถูกต้องแม่นยำของผลงาน และความรวดเร็วในการทำงาน นอกจากนี้ ระบบยังมีความยืดหยุ่นสูง โดยผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือปรับเปลี่ยน Application ต่างๆให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนเองมากที่สุดได้

 4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

Services Automation ของ Lawson เป็น Software ที่ช่วยในเรื่องของการบริหารงาน, การบริหารทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่าย รวมไปถึงเรื่องการเงิน ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญของ Services Automationได้แก่

1.Opportunity management ซึ่งช่วยเชื่อมโยงระหว่างโปรแกรมได้ สามารถคาดการณ์ยอดขายในอนาคต และพยากรณ์กำลังการผลิตได้

          2.Project management ช่วยวิเคราะห์ในขั้นกลยุทธ์ในโครงการการลงทุนในปัจจุบันและโอกาสในการลงทุนในอนาคต

     3.Resource management ช่วยในการวิเคราะห์ทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน และ บริหารจัดการทรัพยากรต่างๆในองค์กรเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ดังนั้น Services Automation จึงควรนำมาใช้ในการวางแผนและจัดการการทำงานในระดับกลยุทธ์ขององค์กร เนื่องจาก Dollar General เป็นบริษัทขนาดใหญ่ และจำเป็นจะต้องใช้ระบบสารสนเทศมาช่วยจัดการข้อมูลขององค์กรที่มีจำนวนมาก เพื่อให้บริษัทสามารถใช้ในการตัดสินใจและวิเคราะห์การลงทุนในโครงการใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลา เพื่อต่อสู้กับคู่แข่งในอุตสาหกรรมเดียวกันได้ต่อไปในระยะยาว


นางสาวกาญจนา  แซ่พ่าน  5202115068

AI 613 Week 3

ระบบประมวลผลการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing Systems - TPS)

Transaction Processing System (TPS) คือ ระบบสารสนเทศสำหรับการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง โดยมีกระบวนการสำคัญเกี่ยวกับการบันทึกและประมวลผลจากข้อมูลธุรกรรมที่เกิดขึ้น หรือการปฏิบัติงานประจำขององค์ร โดยระบบ TPSจะช่วยในเรื่องการทำงานที่มีลักษณะซ้ำๆกัน เช่น การบันทึกรายได้ การเพิ่ม/ลดของสินค้าคงเหลือ เป็นต้น เพื่อลดความผิดพลาดที่เกิดจาก human error

คุณสมบัติของ TPS

- Reliable: ระบบต้องน่าเชื่อถือ

- Standardization: ระบบมีมาตรฐานในการใส่ข้อมูล เพื่อลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
- Controlled access: ผู้ที่สามารถปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขได้จะต้องเป็นผู้ที่มีอำนาจเท่านั้น (authorized person)

วงจรของ TPS 

1.                  Data entry เป็นการบันทึกข้อมูล เป็นขั้นตอนแรกที่เกี่ยวกับธุรกิจ เช่น POS

2.                  Transaction Processing การประมวลผลข้อมูล แบ่งออกเป็นแบบ 

-          Real-time ข้อมูลถูกประมวลทันทีเป็น online มีข้อดีคือ ข้อมูลมีการอัพเดททันที แต่ต้องใช้เนื้อที่ประมวลผลสูง

-          Batch ประมวลข้อมูลเป็นช่วงๆ โดยข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ แล้วทำการประมวล ณ เวลาที่กำหนด

3.                  Database updating การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมู และจัดการกับฐานข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลของธุรกิจเครื่องบินที่ต้องอัพเดทเกี่ยวกับที่นั่งตั๋วตลอดเวลา 

4.                  Document report ออกรายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบแสดงสินค้าคงเหลือ เป็นต้น 

5.           Inquiry process ใช้ในการับคำร้องสอบถามข้อมูลจากระบบ และค้นหาข้อมูลตามที่ผู้ใช้ต้องการผ่านเครือข่ายที่รองรับ ผ่าน internet, intranet, extranet, web browser

วัตถุประสงค์หลักของ TPS 

- ตอบคำถามที่เกิดขึ้นประจำวัน 

- ติดตามรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร

- ผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบประเภทอื่นๆได้

Appling TPS in Business Function

Accounting - สนับสนุนระบบบัญชีโดยการรวบรวมข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน และจัดประเภทรายการเหล่านั้นให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสม 

Marketing Information System Application 

- Mass customization เช่น Dell ที่ให้ลูกค้าเลือกส่วนประกอบของคอมพิวเตอร์เองได้
- Personalization เช่น ประกันรถยนต์

- Advertising and promotion เช่น การตลาดผ่าน e-mail 

- Improving shopping เช่น RFID, self-checkout station 

Human Resource – สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล

Web analytical tool – เช่น Google analytical tool ที่ช่วยในการวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้า ว่าลูกค้าจากที่ไหน เข้ามาใช้เวปบ่อยแค่ไหน ใช้เวลาอยู่หน้าเวปนานเพียงใด และสนใจสินค้าประเภทไหน ทำให้สามารถเข้าถึงลักษณะความชอบของแต่ละบุคคลเพื่อนำไปวิเคราะห์ทำการตลาดต่อไป

E-procurement 
            เป็นระบบการจัดหาหรือซื้อสินค้ากับบริษัทคู่ค้า ซึ่งเป็นวิธิที่รวดเร็ว สะดวก และช่วยในเรื่องการบริหารสินค้าคงคลัง และประหยัดรายจ่ายในการด้านสั่งซื้อสินค้าไปมาก เนื่องจากสามารถลดจำนวนคนฝ่ายจัดซื้อได้

Radio Frequency Identification: RFID

RFID คือระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติ Auto- ID แบบไร้สาย ซึ่งเป็นวิธีการระบุเอกลักษณ์วัตถุหรือตัวบุคคล โดยใช้คลื่นความถี่วิทยุ ซึ่งมีขีดความสามารถในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระดับที่น่าเชื่อถือ ซึ่งต่างจาก Barcode ที่ใช้คลื่นแสง ซึ่งปัจจุบันถูกใช้อย่างแพร่หลายในการดำเนินธุรกิจ เช่น ระบบ track and trace ของการส่งสินค้า บัตรรถไฟฟ้า หรือใช้ในการช่วยชำระสินค้าโดยไม่ต้องใช้ barcode เป็นต้น

Speed recognition

Speech Recognition เป็นโปรแกรมที่ใช้แปลงเสียงพูดให้เป็นข้อความตัวอักษร โดยสามารถเข้าใจคำพูดได้ถูกต้องเกือบ 100% โดยน้ำเสียงและ ลักษณะการพูดไม่ส่งผลต่อการแปลความ ซึ่งมักใช้ในอุตสาหกรรม Health care ทหาร หรือระบบนักบิน โดยเป็นที่นิยมมากในต่างประเทศ แต่ในไทยยังไม่แพร่หลายมากนัก

Virtualization 
            Virtualization คือ เทคโนโลยีที่ทำให้ Server สามารถมีระบบปฎิบัติการได้มากกว่า 1 ระบบ โดยมีการสร้าง Layer ของการเชื่อมต่อระหว่างฮาร์ดแวร์กับระบบปฎิบัติการขึ้นมา เรียกว่า Hypervisor หรือ Virtual Machine Monitor (VMM) เพื่อทำให้การบริหารจัดการระบบปฎิบัติการถูกใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถลดค่าใช้จ่ายในการซื้อ server และช่วยให้สามารถใช้งานเครื่องแม่ข่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการบริหารจัดการระบบที่ดีขึ้นด้วย

Forensic accounting

การบัญชีสืบสวน เป็นการใช้ทักษะด้านบัญชีหรือการเงินในการสืบสวนและสอบสวนข้อมูลทางการเงินเพื่อพิสูจน์หรือหาหลักฐานเกี่ยวกับการทุจริต แบ่งออกเป็น

·                     Fraud auditing ที่สืบสวนการทุจริตโดยเฉพาะ 

·                     Investigative accounting สอบทานเอกสาร หรือข้อมูลทางการเงินเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง

นางสาวกาญจนา แซ่พ่าน 5202115068

CASE 2 :Building an E-Business at Fedex Corporation

                                                                     1)   Identify the networks cited in this case

Fedex ได้มีการนำระบบ E-Shipping และ E-Commerce เข้ามาใช้ โดยทั้งสองระบบนี้ทำงานอยู่บนโครงสร้างที่ Fedex เรียกว่า Fedex Direct Link โดยระบบดังกล่าวประกอบด้วย Network ดังต่อไปนี้

1.  Internet คือ เครือข่ายขนาดใหญ่ระดับโลกที่ช่วยให้เครือข่ายเล็กๆต่างๆสามารถเชื่อมต่อถึงกันได้ ทำให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องเมื่อเข้ามาภายในเครือข่ายนี้แล้วจะสามารถติดต่อสื่อสารกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆบนเครือข่ายได้ทั้งหมด เช่น E-shipping tools ซึ่งเป็นระบบ Web-based ที่ทำให้ลูกค้าสามารถเช็คสถานะการทำงานของ FedEx ได้ในทุกขั้นตอนผ่านทางเว็บไซต์ของ FedEx และ E-commerce Solutions เป็นระบบที่เชื่อมโยงระหว่างการขายและความต้องการสินค้า (supply chain needs) ระบบนี้จะช่วยให้ข้อมูลถูกนำมาใช้งานได้ง่ายขึ้นเหมาะสมกับการเป็น shipping company ของ FedEx

2.      VPN หรือ Virtual Private Network คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้เชื่อมต่อกันภายนอกอาคาร (WAN) โดยผ่านเครือข่าย Internet ซึ่งทำให้สามารถเข้าระบบจากภายนอกเครือข่ายได้โดยผ่านการ Log in เพื่อความปลอดภัยของฐานข้อมูล ซึ่ง VPN จะช่วยกำหนดหมายเลข IPให้กับคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นให้เสมือนว่าอยู่ภายในเครือข่ายเดียวกัน ทำให้ Fedex จากทุกมุมโลกสามารถเข้าถึงข้อมูลชุดเดียวกันได้

3.      Leased-line คือ การสื่อสารความเร็วสูง (บริการรับส่งข้อมูล ภาพ วีดีโอในระบบดิจิตอล) ด้วย

การเชื่อมสัญญาณด้วยการใช้โครงข่ายใยแก้วนำแสงดิจิตอลในลักษณะจุดต่อจุด โดยที่ไม่มีการจำกัดเวลา และปริมาณการใช้ ทำให้ Fedex มีช่องสัญญาณของตนเองที่ใช้ในการรับส่งข้อมูล ทำให้การส่งข้อมูลรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

4.      VAN หรือ Value Added Networks คือ เครือข่ายส่วนบุคคลซึ่งให้บริการมากกว่าการ

ติดต่อสื่อสารปกติ เช่น การโอนถ่ายข้อมูลต่างๆ (EDI: Electronic Data Interchange), บริการร E-mail ที่ปลอดภัยกว่า รวมไปถึง การบริการการเข้ารหัส (Encryption: การเปลี่ยนข้อความ Plain text เป็น Cipher text) ซึ่งจะมีความปลอดภัยกว่าเครือข่ายสาธารณะจึงทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคู่ค้าเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2)    How does IT improve the performance of FedEx?

-     ระบบการทำงานของ FedEx จะช่วยลดการเกิด Human error

-     ทำให้บริษัทมีรายได้และกำไรที่สูงขึ้น จากการที่บริษัทมีระบบขนส่งและ Supply Chain ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

-     ช่วยให้การสื่อสารและการร่วมมือกันภายใน Supply Chain ดีขึ้น

-     ช่วยให้ต้นทุนการดำเนินงานของ Fedex ลดลง

- ช่วยให้ระบบการทำงานมีความรวดเร็ว และเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

- ทำให้ FedEx มีขอบเขตของการดำเนินธุรกิจที่กว้างขึ้น โดยเปลี่ยนจาก Economy Shipping เป็น E-business Logistic ทำให้การบริการของ Fedex ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น และกลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรธุรกิจต่างๆ

3)    In what ways are personalization and customization provided?

Fedex มีระบบ Hardware และ Software ที่หลากหลาย เหมาะสำหรับลูกค้าแต่ละราย โดยจะช่วยให้ลูกค้าสามารถเลือก Function ต่างๆได้ ตั้งแต่กระบวนการสั่งสินค้า ไปจนถึงการนำระบบของ Fedex ไปประยุกต์เข้ากับระบบการทำงานภายในบริษัท เช่น บริการ ShipAPI™ นอกจากนี้ FedEx ยังมีการให้บริการระบบ E-shipping ที่ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะการสั่งซื้อ การส่งของ ของตัวเองได้อย่างเป็นส่วนตัวอีกด้วย ซึ่งระบบเหล่านี้ ล้วนแต่สอดคล้องกับความต้องการของคนยุคใหม่มากขึ้น

4)    What are the benefits to the customers?

การนำ IT เข้ามาช่วยในการจัดการการดำเนินงานต่างๆ ของ Fedex จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้ามากขึ้น โดยลูกค้าของ FedEx จะได้รับบริการที่น่าเชื่อถือ และตรงต่อเวลา โดยลูกค้าสามารถติดตามการขนส่งสินค้าได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ระบบ IT ยังช่วยลดต้นทุนในการสั่งซื้อสินค้าได้  เช่น การใช้บริการผ่านเว็บไซต์ที่สะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลา รวมไปถึงการจัดการด้าน Logistic ที่จะสามารถ Outsource ให้ Fedex ที่มีความเชี่ยวชาญเป็นผู้ดำเนินการได้ ทำให้ลูกค้าสามารถ Focus กับธุรกิจหลักของตนเอง ซึ่งส่งผลให้การดำเนินงานของลูกค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และไม่ต้องกังวลกับปัญหาในการขนส่งสินค้าอีกต่อไป