Week 5 Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary(ต่อ)

เนื้อหาในวันนี้แบ่งออกเป็น 5 หัวข้อใหญ่ๆ คือ
1.Technology and Economic Trends and the Productivity Paradox
2.Evaluating IT Investment
3.Advances Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics
4.Economic Aspects ot IT and Web-Based System
5.Managerial Issues

ส่วนที่ 1 Technology and Economic Trends and the Productivity Paradox

      
          Productivity Paradox คือ การที่อัตราการพัฒนาของเทคโนโลยีเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ขณะที่อัตราการพัฒนาของสิ่งอื่นๆ ไม่รวดเร็วเท่า ซึ่งเหตุผลของการที่สิ่งอื่นๆ พัฒนาไม่ทันเทคโนโลยีนั้นมีดังนี้

• ผลิตผลที่เพิ่มขึ้นไม่แสดงในการวิเคราะห์ข้อมูล ไม่เห็นว่าเกิดผลิตผลที่ไหนอย่างชัดเจน
• ผลิตผลที่เกิดขึ้นถูกหักลบกับกิจกรรม IT อย่างอื่นที่ไม่สร้างผลิตผล เนื่องจากมีงบประมาณมาจากแหล่งเดียวกัน ทำให้ไม่สามารถเห็นผลที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน
• ผลิตผลที่เกิดขึ้นมีต้นทุนสูงมาก ถึงมีผลิตผลเพิ่มขึ้นมาก แต่ก็ยังไม่สามารถหักล้างกับต้นทุนที่เกิดขึ้นได้
• ต้องใช้เวลาในการรอให้เกิดผลิตผล ทำให้ระยะเวลาที่สั้นไม่สามารถประเมินผลิตผลออกมาได้อย่างชัดเจน
• มีปัจจัยอื่นๆ เข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง ทำให้ผลิตผลที่จะเกิดขึ้นนั้นไม่มากเท่าที่ควร

          ถึงแม้ Productivity Paradox จะมีข้อเสียจำนวนมาก แต่ทำไมถึงยังมีคนใช้ Productivity Paradox อยู่ เนื่องจาก

• สามารถช่วยเพิ่มผลิตผลได้ 
• สามารถลดต้นทุนทันทีหลังจากเริ่มใช้งาน

ส่วนที่ 2 Evaluating IT Investment

       
          ในการลงทุนทางด้าน IT นั้นองค์กรมีข้อจำกัดหลายประการ ทำให้จะต้องมีการประเมินทางเลือกว่าจะเลือกพัฒนา IT อันไหนก่อนหลัง ซึ่งสาเหตุที่ต้องมีการประเมิน มีดังนี้

• ต้องการให้มีการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่ามากที่สุด
• มีงบประมาณที่จำกัด
• การลงทุนด้าน IT อาจช่วยให้หุ้นมีราคาสูงขึ้น

กระบวนการประเมิน IT 

• หาเครื่องมือการวิเคราะห์ที่เหมาะสม
• หามาตรวัดที่จะใช้วัด
• ประเมิน, ทำให้เข้าใจง่าย และบันทึกเป็นเอกสารไว้
• คำนวณทางเลือก ซึ่งอย่าลืมรวมการวิเคราะห์ความเสี่ยงด้วย
• สิ่งที่จะพัฒนาสนับสนุน Strategy ขององค์กรหรือไม่

·         อย่า underestimate costs และ overestmate benefit

Costing IT Investment แบ่งเป็น 2 ส่วนคือ

• Fixed Cost ต้นทุน Hardware, Software
• Transaction Cost ต้นทุนที่เสียระหว่างการดำเนินงาน เช่น Search cost, Information cost, Negotiation cost เป็นต้น

Revenue Models Generate by IT & Web

• Sales จาก E-Commerce
• Transaction fees จาก commission จากการขาย
• Subsciption fees จากการขาย service เพิ่มเติม
• Advertising fees จากค่า Bannners
• Affiliate fees จากค่า commission จากการขายโดยการที่คนกดผ่าน banners บนเว็บของเรา

Cost- Benefit Analysis
          จะลงทุนต่อเมื่อ Benefit มากกว่า Cost และต้องลำดับว่าอะไรมีความสำคัญมากน้อยแค่ไหน (ก่อนหลัง) ซึ่งต้องดูปัจจัยอื่นประกอบด้วย แบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอนคือ

• Identifying & estimating

·         Expressing in common unit

Cost-Benefit Evaluation Techniques

• Net profit
• Paybackperiod
• Return on investment (ROI)
• Net present value (NPV)
• Internal rate of return (IRR)
  
  

ส่วนที่ 3 Advances Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics

         
          มีหลักการที่ใช้ในการประเมินการเลือก IT จำนวนมาก โดยขอยกตัวอย่างบางหลักการ ดังนี้

• Business case ทำเป็นเอกสารประเมินทางเลือกของ IT เน้นให้เห็นมุมมองหลายแง่มุม
• Total cost (and benefit) of ownership
• Benchmarks
• Balance scorecard มอง 4 มุมมอง คือ customer, financial, internal business processes และ learning and growth

ส่วนที่ 4 Economic Aspects ot IT and Web-Based System

         
          การใช้ Web-based จะสามารถช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานลงได้ แต่ก็ต้องมีการประเมินอย่างรอบคอบว่าการใช้  E-Commerce นั้นไม่ใช่เป็นเพราะต้องการมีหน้าร้านใน Internet เท่านั้น แต่ก็ต้องมีระบบรองรับด้านหลังที่สนับสนุน
 
           ค่าใช้จ่ายด้าน IT นั้นมีวิธีการแบ่งผู้รับผิดชอบออกเป็น 2 แบบ คือ ส่วนกลาง(คิดเป็น Overhead) และ ผู้ใช้จริง โดยคิดตามปริมาณที่ใช้ (Chargeback) ซึ่งการให้ผู้ใช้เป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายนั้นจะทำให้สามารถจัดการทรัพยากรที่มีให้เหมาะสม และวางแนวทางในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรมได้อีกด้วย

ส่วนที่ 5 Managerial Issues

       
มีทั้งหมด 7 ข้อดังนี้
1.Constant growth & change ต้องเตรียมพร้อมรองรับความเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของเทคโนโลยี
2.Shift from tangible to intangible benefits เปลี่ยนจากการให้ความสำคัญกับด้านการเงินเพียงอย่างเดียว มาเป็นให้ความสำคัญด้านคุณภาพด้วย

3.Not a sure thing ต้องมีการวัดอย่างสม่ำเสมอว่าสิ่งที่ใช้อยู่นั้นยังทำงานได้เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ เพราะอาจมีเทคโนโลยีใหม่เข้ามา ทำให้ที่ใช้อยู่นั้นไม่เหมาะสมกับองค์กรแล้ว
4.Chargeback มองหาวิธีในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรม
5.Risk พิจารณาถึงความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงโอกาสที่จะเกิด ซึ่งจะต้องลำดับความสำคัญและหาวิธีจัดการกับความเสี่ยงนั้น
6.How to measure the value of IT investment? จะใช้วิธีไหนมาวัดให้เหมาะสมมากที่สุด
7.Who shoukd conduct a justification? ใครควรเป็นคนตัดสินใจว่าจะเลือก IT แบบไหน ซึ่งแต่เดิมจะเป็นฝ่ายการเงิน แต่ปัจจุบันจะเป็น Steering Committee และผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก

นางสาวกาญจนา แซ่พ่าน 5202115068

Week 4 Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

Outsource

บริษัทมีวิธีที่จะสามารถใช้ระบบ IT โดยไม่ต้องเสียเงินลงทุนเอง คือ การ Outsource ให้บริษัทภายนอกทำ ส่วนมากบริษัทมักเลือก Outsource ส่วนงานที่เป็นsupporting activityเพื่อให้สามารถ Focus ที่ Core Business ของบริษัทได้มากขึ้น

1.    เหตุผลของการ Outsource

·          ต้องการให้ความสำคัญกับงานหลักขององค์กร

·          ต้องการลดต้นทุน

·          เพื่อ  Improve quality

·          ต้องการนำระบบมาใช้อย่างรวดเร็ว

·          ต้องการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่อย่างรวดเร็ว

2.    ประเภทของข้อตกลง

·        Transactional outsourcing agreements - outsource การทำงานที่มีลักษณะชัดเจนให้คนอื่นทำ

·        Co-outsourcing alliances - ร่วมกันพัฒนากับคู่ค้า แต่มีข้อควรระวังคือ อาจโดนขโมยข้อมูลที่เป็นความลับได้

·        Strategic partnership – Single Outsource

3.    ข้อดีของการ Outsource

·      Financial เช่น ทำให้มีเงินไปใช้ในการลงทุนด้านอื่น

·      Technical เช่น ทำให้ได้เทคโนโลยีมาใช้อย่างรวดเร็ว

·      Management เช่น ทำให้องค์กรสามารถ Focus ที่ Core Business ของบริษัทได้มากขึ้น

·      Human Resource เช่น ไม่ต้องเสียเวลาฝึกอบรมพนักงาน

·      Quality เช่น ทำให้ได้ Software ที่ดีมาใช้

·      Flexibility เช่น ทำให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการทางธุรกิจได้ดีมากขึ้น

4.    ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการทำ Outsource 

·      Shirking คือ ผู้ให้บริการไม่ทำงานให้เต็มที่หรือไม่ทำตามสัญญาที่ระบุไว้ ทั้งๆที่ได้รับเงินเต็มจำนวน

·      Poaching คือ ผู้ให้บริการนำเทคโนโลยีไปขายให้กับผู้อื่นด้วย

·      Opportunistic repricing คือ ทำสัญญาระยะยาว แต่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

5.    Hidden Cost of  Outsourcing

         ·      ต้นทุนในการวิเคราะห์และประเมินทางเลือกว่าจะ outsource ให้กับใคร

         ·      ต้นทุนในการติดต่อสื่อสารกับคนที่เราจะจ้าง

         ·      ต้นทุนในขั้นตอนการ transfer ความรู้ต่างๆ

         ·      ต้นทุนในการส่งพนักงานของเราไปร่วมทำงานกับผู้ที่ทำให้

         ·      ต้นทุนในการโอนงานกลับมาภายในองค์กร

6.    วิธีจัดการความเสี่ยง

·        Understand project

·        Divide & conquer

·        Align incentives

·        Write short-period contracts

·        Control subcontracting

·        Do selective outsourcing

Offshore outsourcing 

          offshore outsourcing  คือ การ outsource ไปยังที่อื่น นอกเหนือจากที่ client อยู่ เช่น บริษัทอยู่ในประเทศไทย แต่ outsource ให้บริษัทในประเทศจีนผลิตสินค้า ซึ่งจะต้องระมัดระวังเรื่องความแตกต่างทางวัฒนธรรม

        1. ปัจจัยในการพิจารณาเลือกทำ offshore outsourcing

·  ความความเชี่ยวชาญในธุรกิจ

· กฎหมายและวัฒนธรรมของประเทศนั้นๆ

· ความพร้อมและคุณภาพของโครงสร้างพื้นฐานภายในประเทศ

· ความเสี่ยงที่ธุรกิจจะได้รับผลกระทบด้านต่างๆของประเทศนั้น

                  2. ความเสี่ยงสำหรับ offshore outsourcing

·     Cost-reduction expectation คาดหวังว่าจะสามารถลดต้นทุนได้ แต่ในความเป็นจริงอาจทำไม่ได้

·     Data Security ความปลอดภัยของข้อมูล

·     Process discipline อาจทำให้องค์กรไม่สนใจที่จะพัฒนางานส่วนที่ให้ผู้อื่นทำ

·     Loss of business knowledge ความรู้ของธุรกิจอาจหายไป

·     Vendor failure to deliver

·     ความต้องการในระบบเพิ่มขึ้นตลอดเวลา (Scope creep)

·     ความแตกต่างทางวัฒนธรรม

·     ผู้ที่ดูแลงานของเราลาออก ทำให้งานหยุดชะงัก

·     Knowledge Transfer

3.  ความเสี่ยงสำหรับ offshore outsourcing

· งานที่ยังไม่มีลักษณะการทำงานที่ชัดเจน

· งานที่ทำให้เราเสียความสามารถในการควบคุมการทำงานหลักขององค์กร

· งานที่มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลและทรัพย์สินทางปัญญา

· งานที่ต้องการผู้เชี่ยวชาญหลายด้านมาทำงานร่วมกัน offshore outsourcing อาจทำให้มีต้นทุนที่สูงกว่าการจ้างมาทำภายในองค์กร (in-house)

· ไม่ควรทำ offshore outsource กับงานที่ยังไม่เป็น routine งานที่ไม่สามารถกำหนดชัดเจนได้ งานที่เป็นงานหลักของบริษัท งานที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัว เป็นต้น

Acquisition Process of IT Application

1.       Planning & identifying IT-based systems การวางแผนต้องอาศัยคำแนะนำจากผู้ใช้งาน เพื่อให้พัฒนาออกมาได้ตรงตามความต้องการมากที่สุด

2.       Creating an IT architecture ดูโครงสร้าง data ต้องเข้าใจ business process, บริหารจัดการความเสี่ยง, วางแผนการเชื่อมโยงของ database

3.       Selecting an acquisition option

3.1   build in-house
3.2   vendor build custom-made system
3.3   buy existing application
3.4   lease เช่น Software-as-a-service (Saas)
3.5   enter partnership or alliance

3.6  Use combination

4.       Testing, installing, Integrating & Deploying IT applications นำระบบมาทดลองใช้ ทดลองนำมาใช้ร่วมกับระบบที่มีอยู่เดิม
5.       Operations, maintenance & updating ดูว่าสามารถนำมาใช้ได้ง่ายหรือไม่ มี performance ดีเพียงพอหรือยัง และขาด feature อะไรที่ยังต้องการหรือไม่ รวมทั้ง updating ระบบอยู่เรื่อยๆ

 

Business Process Redesign
                การปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ พัฒนากระบวนการดูแลลูกค้า รวมถึงเปลี่ยนไปเป็น e-business ซึ่งมีวิธีในการปรับเปลี่ยน 2 วิธีคือ
          1.BPR เป็นการเปลี่ยนกระบวนการทำงานตั้งแต่หนึ่งกระบวนการขึ้นไป
          2.BPM เป็นการเปลี่ยนแปลง workflow systemซึ่งจะทำให้มีการปรับปรุงกระบวนการทำงานตลอดเวลา

Managerial Issues
           1.Global & cultural ต้องเข้าใจความแตกต่างของแต่ละวัฒนธรรม
           2.Ethical & legal issues ด้านจริยธรรม

3. User involvement ผู้ใช้ต้องเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องในการพัฒนา 
4.Change management ต้องมีการวางแผนรองรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ

5. Risk Management ต้องคำนึงถึงความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น

·

             นางสาวกาญจนา  แซ่พ่าน  5202115068